（アメリカでは採用面接後、“サンキューレター“という礼状を面接官宛に送るのが1つの採用プロセスの習慣としてあります。以下では、その有効な書き方や効果的な送り方をアメリカに拠点を置くリクルーティング会社で働くプロの視点でアドバイスします）

あなたは面接のなかで言いたかったことをすべて言うことができて、そしてお礼もしっかり伝えることができたとしましょう。であれば、もう十分な気もしますが、既に面接のなかで述べたことについて改めて伝える必要があるのでしょうか。サンキューレターは本当に必要なのでしょうか？

答えはイエスです。サンキューレターは、昔ながらの採用プロセスにおける慣習以上の意味合いがあります。最新のCNBCの報告では、採用担当のエキスパートたちがサンキューレターは“極めて重要”としていながらも、実はわずか25％の新入社員候補しか面接後にサンキューレターを送っていないのです。

皆さんのなかには、まだサンキューレターが不要なものと思っている人もいるかもしれませんね。私のクライアントの1社で、ダラス・フォートワース（テキサス州の都市）で最も急速的に成長している会社のCFOの方が言うには、単にサンキューレターが送られてきたかを見ているのにとどまらず、送られてくるのにどのくらい時間がかかったかも注意深く見てもいるとのことです。彼としては、もはやサンキューレターがないのは考えられないことなわけです。

でも安心してください。サンキューレターを書くことは難しくもないですし、時間もかかりません。そして本当に効果的なものなのです。以下は、どなたでも真似できる非常な有効なサンキューレターの書き方です。

何を伝えたいか？

とにもかくにも、あなたは印象に残り魅力的でありたですね。

サンキューレターに、どのくらい詳細に内容を盛り込むかについての指導は学校によりまちまちです。最も基本的な概要のみと提唱するところもあれば、簡潔なレタースタイルが好ましいとするところもあります。

私の経験では、採用活動において大雑把なのは採用の機会を失うことに繋がりかねません。なぜなら、同じ採用枠にあなたを除いて10人近くが応募しているんですよ。残念ながらメールの受信ボックスをただただ待つことになるでしょう。

非常に競争の激しいダラス・フォートワースのようなところでは、単に素晴らしい候補者というのでは十分とはいえないのです。皆さんは、よりよいコネクションを構築し、他の優れた候補者よりも記憶に残る存在とならなければならないのです。熱意と特異性が、揺るぎないチャンスへの鍵となるのです。

これらの違いが結果、あなたを際立たせることになります。

レッスン：サンキューレターを分解して個々のパートを見てみましょう。

ステップ１：冒頭はシンプルな挨拶で始めます。あなたが既に採用責任者と強い関係を構築していなければ “ [面接官の名前] ”で始めることを勧めます。既に良い関係が構築されている場合は、“Hi [面接官の名前].”とします。シンプルにすることを意識してください。“Dear” や “Greetings.”といった非常にフォーマルな冒頭は避けるべきです。

ステップ２：面接官たちに感謝を伝えましょう！すぐに“thank you for your time, I really enjoyed getting to meet with you and the team at [company name] today.（本日はお時間いただきありがとうございました。本当に[会社名]のあなたとチームメンバーにお会いし楽しいひと時でした）”

ステップ３： すぐに、あなたが面接中にとりわけ興味を持ったり熱中しているものに触れたトピックに移ります。そして、どうしてそれらのトピックに共鳴したのか詳細を述べます。ここがあなたの熱意をしっかり伝える唯一の部分となります。

ステップ４：あなたが希望するポジション（職種・部署）に関するトピックを、あなたの経歴のなかで特定の事例と絡めながら1つないし2つ取り上げ、サンキューレターのなかでも繰り返すとよいでしょう。
私の意見としては、最も埋もれてしまうのは、あなたが自身の経験の要約が非常に大雑把でつかみどころがない内容になっているときです。これは、プレインタビュー時の候補者向けのアドバイスと同様です。あなたがより特徴的で意欲的になれば、より企業から覚えてもらえる存在となるでしょう。

ステップ５：その仕事やポジションに関心があることを伝え、次の“選考過程“について触れます。もしこれが選考プロセスの最後で次にもう面接がないのなら、恐れることなく採用担当者にその仕事に興味があって、チームに入って頑張りたい旨を伝えましょう。

ステップ６：“Thank you,” や “Sincerely,”　といったシンプルな言葉で締めくくります。そして名前と電話番号を添えます。

複数面接官がいたときの対応は？

面接の時間がどのくらいだったかや、面接官との距離感の縮まり具合にもよりますが、2パターンあります。

• それぞれの採用担当者に個別に送る
• 採用責任者宛てのみとし、他の採用担当者に向けて2行～3行ほどや仕事への意欲、チームメンバーへの感謝の気持ちを要約したものを含める

どのタイミングでサンキューレターを出すべきか？

熱意を適度に伝え変に必死すぎない感じの、ちょうどよい時間帯というのは結構トリッキーです。

例えば、あなたのインタビューが12:00 – 2:00pmの間にあったとしましょう。この場合、いくつかの選択肢があります。まずは、あなたが仕事に戻ってきてからすぐに送るパターンです。（しかし、これは現在働いている会社の上司に失礼ですね。）もしくは、仕事が終わるまで待つことです。私としては、後者をお勧めします。面接の同じ日であれば、あなたのサンキューレターは好意的に受け止められます。もし翌日まで待つと、面接日にサンキューレターを送り仕事への意欲を伝えたほかの候補者のほうが輝いて、あなたのものが劣って映っってしまうかもしれません。

手書きのサンキューレターはどうか？私はこれまで、手書きのものが印象的で好意的な印象を残してきたのも見ました。もちろん、これはギャンブル的な要素も含んでいるわけです。手書きのサンキューレターが届くのは数日後ですからね。このリスクを冒す価値はあるか？通常はありません。私のアドバイスとしては、スピードを取るべきといえます。

それでは、これらをひとまとめにするとサンキューレターはどうなるか？以下のビフォー・アフターを読んでみてください

修正前

ミシェル

本日は、あなたにお会いできProven Recruiting社におけるシニアアカウンタントのポジションについてお話でき楽しいひと時でした。仕事内容や会社の文化についてより知ることができ、大変有意義でした。

あなたとルイスと話をした後、私は御社に貢献できる能力が十分にあり、アカウンティングチームでうまくやっていけるものと自信が確かなものとなりました。

ご連絡お待ちしております。

心より

ニック　マシュース

修正後

ミシェル

昨日は、あなたにお会いできProven Recruiting社におけるシニアアカウンタントのポジションについてお話でき楽しいひと時でした。仕事内容や会社の文化についてより知ることができ、大変有意義でした。

ミシェル、あなたは、大量のデータを分析する能力としてエクセルのスキルに長けた候補者が見つかるか非常に心配しているみたいですね。改めて述べさせていただきたいのですが、私は現職において日々エクセルで在庫分析をおこなっており、さらにスキルを磨いていくために時間を割いていきたいと考えております。故に、私はあなたが探している候補者にピッタリだと思います。さらに、理想の候補者というのは、御社の優れたアカウンティングチームのメンバーとうまくやっていけることだとおっしゃってましたね。Staffing Inc.社の以前のマネージャーであるシンディーがリファレンスでも述べているとおり、私は変化への対応に柔軟で、自分が働くどんなチームでもうまくやっていけるのでご安心ください。

ルイス、あなたは面接のなかで、ストレスがかかる状況下でどのように対応するかについて質問なされましたね。特に月末、複数のプロジェクトが並行し忙しいときは、通常多くの人々にとってストレスのかかる場面となります。こういった場合には、管理できるタスクに細分化することが一番です。そして進捗について関係するチームと共有するのです。もしあなたが、採用を考えるうえでほかに必要な情報がありましたら、何なりと聞いてください。

あなたとルイスと話をした後、私は御社に貢献できる能力が十分にあり、アカウンティングチームでうまくやっていけるものと自信が確かなものとなりました。

ご連絡お待ちしております。

心より

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ニック　マシュース

214.396.9314

私は、これまで面接を担当した採用責任者から数ええ切れないほどの報告を受けてきました。いつも話題にあがるのは、それはしっかり書かれた丁寧なサンキューレターなのです。

これらのシンプルなステップを是非やってみてください。すべてを保証することはできませんが、過去の面接における返信率に比べれば見違える変化を見ることと思います。そして、是非うまくいったら教えてください。

もし、あなたがシンプルな方法でたくさんの候補者の中で際立つ有効な方法をお探しだったり、あなたのご意見を聞かせていただけるなら、是非お気軽にnmathews@provenrecruiting.comにメールください。